La pandémie de COVID 19 a démontré que l’accréditation est plus importante que jamais. En ces temps difficiles, le Conseil canadien des normes (CCN) s’est adapté et a continué à faire en sorte que les organismes d’évaluation de la conformité (OEC) puissent démontrer leur capacité à respecter les normes reconnues et les exigences réglementaires.

Le CCN avait déjà intégré des lignes directrices pour les évaluations à distance dans sa politique sur l’accréditation et ses outils opérationnels, mais la pandémie l’a poussé à utiliser cette méthode plus largement. Dorénavant, cette approche d’évaluation continuera d’être utilisée régulièrement.

Le présent document fournit des lignes directrices et des renseignements sur le processus d’évaluation à distance, la préparation des évaluations à distance ainsi que quelques conseils.

• Faisabilité de l’évaluation ou de l’inspection à distance
• Planification et programmation d’une évaluation ou d’une inspection à distance
• Comment se préparer à une évaluation ou à une inspection à distance
• Lors de l’évaluation à distance
• Après l’évaluation à distance / la décision d’accréditation
• Ressources utiles

1. Faisabilité de l’évaluation ou de l’inspection à distance

Pour déterminer si une activité d’évaluation à distance est réalisable, le CCN effectue une étude de faisabilité et une évaluation des risques, en collaboration avec l’OEC, et il prend en considération les éléments importants énoncés dans l’IAF ID 12 – Principles on Remote Assessment, document consultable sur le site Web de l’IAF.

Une fois qu’il a été jugé possible d’effectuer une évaluation à distance, cette dernière est planifiée à un moment opportun pour le CCN et l’OEC. S’il n’est pas possible de réaliser une évaluation à distance ou que seule une évaluation partielle est possible, l’équipe d’accréditation discutera des solutions de rechange avec l’OEC.

Le CCN offre également la possibilité de mener des observations d’audit et des évaluations initiales à distance, mais au cas par cas. 

2. Planification et programmation d’une évaluation ou d’une inspection à distance

En fonction du programme d’accréditation et du champ d’application, le CCN choisit la composition de l’équipe d’évaluation afin d’assurer la réalisation des objectifs de l’évaluation. Le CCN et l’OEC travaillent ensemble pour que ce dernier prépare et soumette la documentation demandée, en donnant à l’équipe d’évaluation suffisamment de temps pour se préparer.  

En général, une évaluation à distance est structurée de la même manière qu’une évaluation sur place et comprend donc des réunions d’ouverture et de clôture ainsi qu’un examen des renseignements documentés. Toutefois, elle peut être plus morcelée, chaque activité se déroulant sur une période plus longue. L’OEC doit communiquer préalablement avec l’équipe d’évaluation du CCN si de la documentation papier est susceptible de limiter ou de restreindre la communication des renseignements pendant une évaluation à distance.

L’OEC doit également veiller à ce que le personnel requis soit disponible lors des étapes où son intervention est nécessaire à mesure que l’évaluation à distance progresse. 

3. Comment se préparer à une évaluation ou à une inspection à distance 

3.1. Choix de la technologie à utiliser

Les technologies de communication jouent un rôle primordial dans la réalisation des évaluations à distance. Par ailleurs, le CCN évaluera la conformité de l’OEC aux exigences énoncées dans IAF MD 4:2022 (IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology [ICT] for Auditing/Assessment Purposes).

Dans cette optique, il incombe à l’OEC de sélectionner la technologie de l’information et de la communication (TIC) qui répond à ses besoins. Le CCN encourage vivement les OEC à utiliser une application d’une plateforme logicielle dotée d’un outil de conférence Web, car l’usage des fonctions de partage d’écran et de webcaméra est recommandé. Cette approche facilite le transfert des grandes quantités de renseignements qui doivent être transmis à l’équipe d’évaluation. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter les ressources utiles ci-dessous.

Pour faciliter la réalisation de l’évaluation à distance, déterminez quelle application de TIC répond à vos besoins. Il existe de nombreuses applications accessibles à partir de plateformes logicielles, notamment :

• Skype
• Microsoft Teams
• Zoom Meeting
• Webex
• Google Meet

L’OEC doit vérifier que son système informatique prend en charge la technologie choisie et que le personnel sait l’utiliser. Veuillez vous reporter à la section Ressources utiles ci-dessous pour trouver des liens qui vous aideront à prendre votre décision. Une fois que l’OEC a choisi une technologie, il doit en aviser l’équipe d’évaluation. 

3.2. Mise à l’essai de la technologie

Le CCN recommande à l’OEC d’organiser une séance d’essai avec son personnel avant l’évaluation prévue afin de s’assurer que tout le monde est à l’aise avec la ou les plateformes technologiques choisies. Cela se traduira par un gain d’efficacité et de temps lors de l’évaluation à distance.

En cas d’interruption de la connexion pendant l’évaluation, l’équipe du CCN essaiera de poursuivre son activité dans la mesure du possible. Si les problèmes persistent, elle pourrait envisager de mener l’évaluation en utilisant d’autres moyens.

En outre, le CCN recommande vivement que tout le personnel clé qui participe à l’évaluation à distance ait une connaissance de base des principales fonctionnalités offertes par la technologie choisie afin d’éviter tout retard inutile. 

3.3. Disponibilité du personnel clé

Comme l’évaluation à distance peut être plus fragmentée qu’une évaluation sur place, l’OEC doit veiller à ce que les membres du personnel assumant des responsabilités techniques ou administratives précises soient disponibles lors des étapes qui les concernent. Selon leur expertise, ils peuvent également être amenés à répondre à des questions au fur et à mesure que l’évaluation progresse.

Le CCN recommande que du personnel des TI de l’OEC soit disponible en cas de problème avec la ou les technologies choisies. 

3.4. Préparation de la documentation

Dans la mesure du possible, la fonction de partage d’écran et de webcaméra sera utilisée pour réduire la quantité de renseignements à transférer à l’équipe d’évaluation. Toutefois, celle ci demandera probablement que certains documents lui soient transmis préalablement pour en faciliter l’examen. Elle discutera avec l’OEC des solutions pour garantir une transmission sécurisée des fichiers, par exemple par l’entremise de SiteScape, d’un site FTP, ou de tout autre emplacement sécurisé choisi par l’OEC. Ce point fera l’objet d’une discussion et d’un accord entre l’OEC et l’équipe d’évaluation du CCN.

Il incombe à l’OEC de mettre en place une solution sécurisée pour la récupération et l’utilisation de toute la documentation pendant les activités d’évaluation et de veiller à ce que le CCN ait accès à cette solution (notamment à la fonction de partage d’écran) pour utiliser et examiner la documentation lors des activités d’évaluation.

L’OEC doit également s’assurer d’avoir accès à tous les renseignements documentés demandés pendant l’évaluation à distance. L’équipe d’évaluation du CCN prendra des notes détaillées pendant l’activité à distance et recueillera les preuves documentées et les enregistrements pertinents.

Si les bureaux de l’OEC sont toujours fermés et que certains documents ne sont pas accessibles à distance, veuillez en discuter avec l’équipe d’évaluation afin de déterminer la meilleure façon de procéder. 

À titre d’exemple, voici quelques documents que l’équipe d’évaluation pourrait demander lors de la phase de planification d’une évaluation :

• Plans de l’organisme et des installations
• Procès-verbaux de la revue de direction
• Rapports de non-conformité et plaintes (le cas échéant)
• Dossiers de formation du personnel

4. Lors de l’évaluation à distance

La plupart des éléments qui seraient normalement évalués dans le cadre d’une visite sur place sont évalués lors d’une évaluation à distance au moyen de diverses méthodes et techniques (p. ex., revue des renseignements documentés, entretiens avec le personnel clé). L’observation des activités techniques est l’activité la plus difficile à réaliser à distance. 

4.1. Observation des activités d’évaluation de la conformité

Pour observer les activités techniques de l’OEC, l’équipe d’évaluation du CCN détermine la ou les techniques d’évaluation les plus appropriées et collabore avec l’OEC en utilisant la TIC choisie par celui-ci. Ce point fait l’objet d’une discussion et d’un accord préalablement à l’activité.

Les techniques d’observation d’audit suivantes peuvent être utilisées pour observer des activités techniques :

• Diffusion en continu en direct : cette méthode est à privilégier, car notre équipe d’évaluation peut voir en temps réel l’activité en cours de réalisation. L’OEC doit s’assurer d’avoir une connexion Internet stable à l’emplacement ou sur le site où l’activité est menée. 
• Enregistrements vidéo : si l’OEC dispose d’enregistrements récents de certaines activités, qui montrent précisément le processus en vigueur et le personnel technique clé actuel à l’œuvre, cette méthode peut convenir. Il est important de noter que ce même personnel clé devra être disponible lors de l’examen des enregistrements avec l’équipe d’évaluation pour expliquer la procédure et répondre à toute question.
• Évaluation verticale de travaux réalisés récemment avec le personnel clé : cette méthode examine plus d’un élément d’un processus, pour une seule activité. L’OEC doit s’assurer que le personnel clé est présent pour expliquer la procédure (p. ex., évaluation des rapports techniques des travaux réalisés pour vérifier la compétence des membres du personnel).
• Entretiens techniques : lorsqu’il n’y a pas de travaux en cours, un entretien technique peut constituer une méthode d’évaluation appropriée. L’OEC doit s’assurer de la disponibilité du personnel technique lors de l’évaluation à distance.

Lorsqu’il n’est pas possible de recourir à ces techniques ou technologies de communication, il pourrait être décidé d’évaluer certaines activités à une date ultérieure. Veuillez consulter les ressources utiles ci-dessous et communiquer avec votre équipe d’évaluation.

4.2 Conseils pour les vidéoconférences

• Optimisez la performance en fermant les autres applications : avant de commencer la vidéoconférence, fermez toutes les applications dont vous n’avez pas besoin, en particulier celles qui sollicitent beaucoup le processeur.
• Prenez des précautions avant de partager votre écran : tous les fichiers ou documents de nature délicate doivent être fermés pour éviter de les diffuser à d’autres personnes. Il est également recommandé d’activer le mode « Ne pas déranger » sur les ordinateurs pour s’assurer que les autres participants ne verront pas accidentellement des messages qui pourraient être de nature délicate.
• Testez les fonctions vidéo et audio : avant de commencer la vidéoconférence, assurez-vous que les dispositifs vidéo et audio sont connectés et fonctionnent correctement. La plupart des outils de vidéoconférence proposent un service d’appel d’essai accessible depuis le menu des options ou des paramètres de l’application.
• Désactivez le micro lorsque vous ne parlez pas : la fonction de mise en sourdine doit être activée en permanence, sauf lorsque vous parlez. Cela permet d’éliminer tout bruit de fond. 
• Utilisez un casque doté d’un microphone pour optimiser la qualité audio.
• Désactivez les outils d’enregistrement de la vidéoconférence pour préserver la confidentialité de la discussion.

En cas d’interruption de la connexion, notre équipe essaiera de poursuivre l’évaluation dans la mesure du possible. Si le problème persiste, nous pourrions envisager de mener l’évaluation en utilisant d’autres moyens.
 

5. Après l’évaluation à distance / la décision d’accréditation

Après l’évaluation à distance, si des non-conformités sont constatées, les étapes suivantes seront identiques à celles d’une évaluation sur place pour ce qui est de traiter les constats en respectant les délais de 30 jours et 90 jours. L’OEC devra fournir le plan de mesures correctives et la preuve que celles-ci ont été mises en œuvre. Si l’OEC fonctionne avec un effectif réduit en raison de la pandémie et de son impact sur ses activités, ou s’il ne peut accéder aux locaux pour corriger certains constats, l’équipe d’évaluation déterminera avec lui une date appropriée pour la soumission des preuves. 

6. Ressources utiles

6.1 Cadre d’évaluation à distance

Le cadre d’évaluation à distance du CCN a été élaboré en tenant compte des lignes directrices suivantes :

• ISO/IEC 17011:2017, Évaluation de la conformité – Exigences pour les organismes d’accréditation procédant à l’accréditation d’organismes d’évaluation de la conformité
• ISO 19011:2018, Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management – Annexe 1
• IAF MD 4:2022, IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes
• IAF ID 3:2011, Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations
• IAF ID 12:2015, Principles on Remote Assessment
• La politique d’accréditation du CCN
• Les politiques et procédures de planification et d’établissement d’échéanciers du CCN

6.2 Information sur les applications de conférence Web

L’information ci-dessous est destinée à fournir des renseignements généraux aux OEC pour les aider à choisir la technologie à utiliser. Elle vise uniquement à les guider dans leur choix; le CCN ne cautionne aucun de ces outils.

• Comparaison de logiciels de conférence Web (Wikipedia ) - en anglais
• Skype
• Microsoft Teams
• Zoom - en anglais

6.3 Nous contacter

Pour en savoir plus sur les évaluations à distance de votre organisme ou si vous avez des questions au sujet de ce document, veuillez communiquer avec les Services d’accréditation du CCN à l’adresse accreditation@scc-ccn.ca.