Ce que vous devez savoir avant d’entamer le processus
Le processus d’accréditation comporte huit étapes, et notre équipe d’accréditation est là pour vous appuyer avec votre demande et répondre à vos questions.
Les exigences varient selon le programme, mais dans l’ensemble, le processus est le même.
Un processus simplifié pour les organismes accrédités
Vous détenez déjà l’accréditation d’un organisme reconnu par l’International Laboratory Accreditation Cooperation ou l’International Accreditation Forum ? Vous pouvez donc opter pour le processus simplifié de demande d’accréditation du CCN.
Le processus de demande
1. Examen des exigences du programme
Vous devez tout d’abord examiner l’ensemble des documents d’exigences et lignes directrices du programme d’accréditation pour lequel vous soumettez une demande. Pour vous aider à vous repérer :
- Trouvez la liste des documents d’exigences et lignes directrices dans la section des documents d’accréditation sur la page de chaque programme
- Examinez les documents d’exigences et lignes directrices pertinents si vous souhaitez adhérer à un sous-programme spécifique.
- Suivez l’un de nos cours pour mieux comprendre les normes et les mettre en pratique au sein de votre organisme. Ces cours vous offrent les outils nécessaires pour améliorer vos démarches pendant les évaluations de la conformité.
2. Demande de trousse et de devis
Pour obtenir une trousse et un devis
- Vous devez formuler une demande.
- Vous recevrez une trousse d’information qui correspond à vos besoins.
- Vous devrez ensuite rencontrer votre équipe pour étudier la trousse et obtenir les réponses à vos questions.
Une fois votre demande traitée, vous recevrez un devis comprenant les droits de demande ainsi qu’une estimation des droits d’évaluation et annuels
3. Préparation et soumission de la demande
Dans la trousse de demande, vous devez fournir des renseignements sur les activités de votre organisme. Il vous faudra aussi soumettre des documents pour votre évaluation initiale.
Le délai accordé pour la compilation de ces renseignements et documents dépendra de votre état de préparation à l’évaluation initiale. Nous vous fournirons une liste de vérification qui vous aidera à répondre à toutes les exigences du processus de demande.
À cette étape :
- Vous devez acheter la ou les normes pertinentes
- Vous devez soumettre le formulaire d’attestation confirmant l’achat de la ou des normes pertinentes.
- Vous devez envoyer votre formulaire de demande et les documents à l’appui à la personne-ressource du CCN.
Tous les renseignements soumis demeurent confidentiels.
4. Examen de la demande
Votre chargée ou chargé de compte sera votre personne-ressource principale.
- La personne-ressource examinera votre trousse de demande.
- Elle effectuera une évaluation des risques.
- Elle vérifiera que votre demande est complète.
- Elle communiquera avec vous s’il manque des renseignements.
Une fois votre demande prête, la personne-ressource vous avisera que le processus d’accréditation est commencé. À cette étape, vous devez payer les droits de demande.
Si votre demande est rejetée, nous vous en indiquerons la ou les raisons et vous pourrez en discuter avec la personne-ressource.
Le processus d’accréditation
5. Évaluation des documents
Le but de cette étape est de veiller à ce que vous soyez prêts à obtenir une accréditation.
- Une examinatrice ou un examinateur vérifie que votre système de management, vos politiques et vos procédures répondent aux exigences du programme en question. Pour ce faire, elle ou il évalue les documents et les matrices de critères inclus dans votre demande.
- Si votre système de management, vos politiques et vos procédures ne répondent pas aux exigences, l’examinatrice ou examinateur vous demandera de répliquer à ses constats. Tous les constats doivent être résolus avant que votre organisme puisse être évalué. S’il existe des lacunes considérables, il se pourrait que nous recommandions une visite avant l’évaluation.
- La visite avant l’évaluation est un examen sur place informel et facultatif. Pendant cette visite, nous cernons les points nécessitant une action de votre part. Il s’agit aussi d’une occasion de poser des questions et d’obtenir des précisions sur les étapes du processus. Cette visite peut vous aider grandement si c’est la première fois que vous faites une demande d’accréditation.
6. Évaluation de l’organisme
Durant l’évaluation initiale, votre organisme doit montrer ses compétences et sa conformité aux critères d’accréditation.
- Le délai requis pour cette évaluation dépend de la portée et de la complexité des activités pour lesquelles vous souhaitez être accrédités.
- Nous vous fournirons gratuitement une estimation détaillée des coûts liés à votre évaluation en fonction des documents examinés à l’étape 5. Vous devez débourser ces droits avant de programmer votre évaluation.
- L’équipe d’évaluation procédera à l’évaluation. Cette équipe est composée d’évaluatrices et évaluateurs, d’expertes et experts et, parfois, d’observatrices et observateurs. L’équipe devra pouvoir accéder aux preuves que votre organisme respecte les exigences d’accréditation. Ses démarches comprennent un examen complet des documents et enregistrements pertinents, des entrevues avec le personnel et des activités d’observation.
- Après l’évaluation, nous vous rencontrerons pour vous fournir un rapport et examiner les constats. Vous recevrez une copie électronique du rapport de constats indiquant les non-conformités, les observations et les commentaires issus de l’évaluation. Pour toute question, ou si vous êtes en désaccord avec les constats, vous pourrez en discuter sur place avec l’équipe.
7. Réponse aux constats
Lorsque les constats comprennent des non-conformités, il se peut que vous deviez prendre des mesures correctives avant d’obtenir une accréditation.
- Vous devez répondre aux constats et soumettre un plan d’action qui aborde chacune des non-conformités observées.
- Une fois ce plan approuvé, vous devez mettre en œuvre des mesures correctives et montrer que vous l’avez fait.
- Vous devez agir dans les 90 jours suivant la réception du rapport de constats.
Notre équipe collabore étroitement avec votre organisme pour veiller à ce que les renseignements soumis soient examinés en temps opportun.
8. Décision d’accréditation
Une fois toutes les non-conformités résolues, l’évaluatrice ou évaluateur en chef prépare le rapport d’accréditation final, qui indique si l’organisme répond aux exigences d’accréditation.
Notre équipe d’accréditation examine le rapport et tout document à l’appui.
- Elle veille à ce que les procédures soient respectées pendant l’évaluation.
- Elle vérifie que toutes les non-conformités ont été résolues.
- Elle confirme que votre organisme répond maintenant à toutes les exigences d’accréditation.
L’équipe pourrait vous demander de plus amples renseignements.
La décision finale d’accréditation revient à la vice-présidence des Services d’accréditation. Dans le cas d’une décision favorable :
- Vous devez signer l’entente de licence d’accréditation du CCN.
- Vous recevrez du CCN une trousse comprenant les symboles d’accréditation officiels que votre organisme peut utiliser pour promouvoir son accréditation auprès de la clientèle.
- Pour les programmes inscrits dans la reconnaissance mutuelle de l’ILAC/IAF, vous recevrez les marques conjointes et devrez signer l’entente de licence.
- Vous recevrez un certificat d’accréditation dûment signé.
- Votre organisme sera inclus dans la liste des organismes accrédités sur le site Web du CCN.
- Vous recevrez un plan de cycle indiquant les activités à effectuer pour maintenir votre statut d’accréditation.
Une fois l’accréditation reçue
Maintien de l’accréditation
Pour maintenir votre accréditation du CCN, vous devez subir des évaluations à intervalles réguliers pour faire valider votre conformité aux critères. Ces activités sont décrites dans l’Aperçu des programmes d’accréditation : (Link to POV in Accreditation Documents database) elles consistent habituellement en des visites de réévaluation, des visites de surveillance et des observations d’audit, selon les exigences du programme.
Tout au long du cycle, vous pouvez modifier votre portée d’accréditation, qui indique les méthodes accréditées d’une installation.
Transfert d’accréditation du CCN ou ajout
Si votre organisme est accrédité par un membre signataire de l’ILAC ou de l’IAF, vous pouvez recourir à un processus simplifié de demande d’accréditation du CCN.
Vos démarches pour obtenir l’accréditation d’un autre organisme reconnu vous accorderont des gains de temps et de productivité, particulièrement en ce qui a trait à la soumission de documents techniques.
Foire aux questions
Combien coûte une accréditation?
Pendant le processus de demande, vous recevrez un devis détaillé adapté à vos besoins.
Plusieurs facteurs influencent le coût de l’accréditation, notamment :
- Le nombre de sous-programmes auxquels vous souhaitez adhérer.
- La portée technique (nombre de secteurs) pour lesquels vous cherchez une accréditation.
- La taille et la complexité de votre organisme.
Le nombre d’installations à partir desquelles vous offrez des services.
Ces facteurs ont une incidence sur le nombre et le type d’évaluations qui devront avoir lieu pour l’étape initiale et la surveillance continue. Une fois que votre organisme sera accrédité, vous devrez débourser des droits annuels.
Après avoir présenté une demande, combien de temps faut-il pour obtenir une accréditation?
Le délai nécessaire pour obtenir une accréditation dépend principalement de votre état de préparation. Certains défis pourraient nuire à ces délais.
- Documents de faible qualité
Avant de mener une évaluation sur place de votre organisme, nous examinons vos documents au regard des exigences d’accréditation. Des documents de faible qualité pourraient indiquer que des non-conformités doivent être corrigées avant que votre demande puisse progresser.
- Preuves insuffisantes de la mise en œuvre des exigences structurelles des critères
Les critères exigent certaines structures, comme des mécanismes d’impartialité. Souvent, ces exigences sont mal interprétées et ne sont pas appliquées correctement.
- Preuves insuffisantes de la mise en œuvre des procédures
Dans un tel cas, les pratiques ne correspondent pas aux procédures. Pendant l’évaluation initiale, nous pourrions soulever des non-conformités qui devront être abordées avant que vous ne puissiez obtenir une accréditation.
À découvrir
Formations
Le Centre d’apprentissage du CCN offre une gamme de cours publics et personnalisés sur l’accréditation et la normalisation. Nos formatrices et formateurs sont à la pointe de leur domaine et transmettent leur passion et leurs savoirs à des gens d’ici et d’ailleurs.
Pourquoi choisir le CCN?
Notre accréditation envoie un message clair : vous êtes un organisme digne de confiance. En tant que signataire des accords internationaux de l’ILAC et de l’IAF, et société d’État canadienne, nous nous conformons aux normes les plus rigoureuses.
Programmes
Découvrez notre carrefour de programmes d’accréditation diversifiés et spécialisés : 11 programmes qui englobent tant les systèmes de management que la certification de produits et les essais en laboratoire. Nous sommes le principal organisme d’accréditation au Canada et offrons une expérience personnalisée adaptée à vos besoins.