Le président du CP détermine quels membres sont intéressés, admissibles et disponibles pour assister à la réunion de normalisation internationale. Il lance un appel de délégués au moins douze (12) semaines avant la date prévue de la réunion internationale.

Le président du CP compile les réponses et propose des candidats pour les fonctions de chef de délégation et de délégués. Il soumet ces propositions au CP, pour approbation.