Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires

La  présente  norme  fournit  des  consignes  pour  l’élaboration  de  politiques,  de  procédures,  de  processus et  de  documentation  qui  permettront  de  préserver  la  fiabilité,  l’exactitude  et  l’authenticité  des  enregistrements électroniques afin de :

1. veiller à ce que les enregistrements électroniques puissent appuyer de manière fiable des décisions d’affaires et des échanges d’engagement;
2. appuyer l’admissibilité et la valeur probante des enregistrements électroniques dans des procédures judiciaires;
3. protéger la capacité des enregistrements électroniques de documenter effectivement les décisions, les actions et les transactions d’une organisation et de demander des comptes aux personnes qui en sont responsables.

La présente norme s’applique aux organisations qui produisent, reçoivent, saisissent, conservent, gèrent, utilisent,  transmettent,  éliminent  ou  mettent  en  mémoire  de  l’information  sous  forme  électronique,  ainsi  qu’aux activités du secteur privé et du secteur public, qu’il s’agisse d’activités à but lucratif ou sans but lucratif.

La  présente  norme  a  pour  but  de  veiller  à  ce  que  les  enregistrements  électroniques  dans  les  systèmes d’enregistrements soient crédibles. Les usagers typiques comprennent :

1. les gestionnaires d’organisations du secteur privé et du secteur public;
2. les professionnels des systèmes de la TI et des systèmes de gestion des enregistrements;
3. les professionnels du droit et les personnes responsables des services de sécurité et de la gestion des risques;
4. les personnes responsables de la création (c’est-à-dire production ou réception ou mise en mémoire) et de la tenue à jour des enregistrements d’une organisation.

La présente norme expose des méthodes pour la gestion et la préservation d’enregistrements électroniques qui sont considérées comme des pratiques exemplaires, indépendamment de considérations d’ordre juridique. Par conséquent, les organisations qui se conforment à la présente norme en profiteront, même lorsqu’aucun enjeu judiciaire n’entre en ligne de compte.

De plus, la présente norme fournit des lignes directrices relatives à :

1. un cadre de procédures qui appuie des pratiques de qualité en matière de gestion des enregistrements;
2. la définition et la mise en œuvre de mesures appropriées pour protéger la valeur probante des enregistrements électroniques, y compris leur intégration aux processus de conception et de gestion des enregistrements et des systèmes de la TI.