Programmation des observations d’audits d’organismes de certification de systèmes de management

Actions requises

Conformément à l’Aperçu des programmes d’accréditation, aux documents d’exigences des programmes et à l’accord de licence d’accréditation du CCN, les organismes de certification (OC) de systèmes de management accrédités doivent faire parvenir au CCN les informations relatives aux audits dans les meilleurs délais.

Clients concernés

Organismes de certification accrédités ISO/IEC 17021-1.

Renseignements généraux

Au moins une observation d’audit doit être effectuée par norme par année. Pour déterminer le nombre d’observations d’audits requis pour chaque OC, le CCN tient compte du volume des certifications délivrées dans le cadre de son accréditation, des qualifications sectorielles de l’OC, de la complexité et du nombre de portées accréditées et des économies au sein desquelles opère l’OC, ainsi que d’autres facteurs décrits dans la documentation propre à chaque secteur.

Lorsqu’il s'agit d’une accréditation initiale, le CCN observe les audits des stades 1 et 2 effectués pour au moins un des clients de l’OC. Si l'OC ne compte pas de nouveaux clients, l’observation pourra porter sur un audit de renouvellement de la certification ou deux audits de surveillance couvrant les principaux processus.

Les exigences relatives aux observations d’audits auxquelles doivent se conformer les OC accrédités dans le cadre du programme sectoriel d'aménagement forestier durable sont présentées ci-dessous.

• Une observation d’audit par année doit être effectuée dans le cadre du système Sustainable Forest Initiative (SFI), toutes les parties de la portée SFI devant être couvertes durant le cycle d’accréditation.
• En ce qui concerne l’approvisionnement en fibre, l’échantillonnage doit être effectué dans le cadre d’un audit combiné d’aménagement forestier durable (AFD) et de la chaîne de suivi. De plus, la norme sur la marque de commerce s’applique à tous les participants au système SFI et doit être comprise dans l’observation d’audit de la chaîne de suivi.

Exigences

Pour pouvoir programmer et mener efficacement les observations d’audits requises, le CCN compte sur les organismes de certification pour lui prêter leur entière collaboration et lui fournir les informations pertinentes dans les meilleurs délais. Si le CCN ne reçoit pas les informations demandées dans les délais, il dressera un constat de non-conformité à la prochaine évaluation. L’observation d’audit pourrait être annulée sans possibilité de remboursement.

IAF MD 17:2019
2.4.1 Lorsque l’OA le lui demande, l’OC lui remet sans tarder un calendrier complet et à jour des audits programmés qui ont été confirmés (dates, lieux, composition des équipes d’audit, type d’audit et portée, etc.) pour que l’OA puisse établir ou mettre à jour le programme pour la portée d’accréditation.

L’OC doit fournir dans les deux semaines de la demande du CCN la liste de tous les audits concernant les codes techniques ou sectoriels pertinents prévus ou programmés les six prochains mois. Si l’OC omet de le faire sans motif valable, il recevra un constat de non-conformité à la prochaine évaluation et risque de voir sa portée suspendue ou réduite pour les codes techniques ou sectoriels considérés.  

2.4.4 Au cours des activités précédant les observations d’audits, l’OC doit s’assurer d’avoir en main le plan d’audit de l’organisme d’évaluation de la conformité, les rapports d’audits précédents, s’il y a lieu, les enregistrements des compétences des équipes d’audit et la justification du calcul de la durée de l’audit.

Une fois que l’audit à observer a été sélectionné et confirmé, le choix doit être communiqué au CCN au moins trente (30) jours calendaires avant l’audit. Si l’OC ne respecte pas les délais ou que les informations transmises ne sont pas complètes, il recevra un constat de non-conformité. Si le CCN ne reçoit pas les informations requises au moins avant les sept (7) jours calendaires qui précèdent l’observation d’audit, il devra alors annuler l’activité et facturer les droits d’annulation applicables. Si le CCN n’est pas en mesure d’effectuer l’observation d’audit, il pourrait y remédier, par exemple en réduisant la portée. 

2.4.12 Lorsque le rapport d’audit de l’organisme d’évaluation de la conformité est lié à l’objectif et à la portée de l’observation d’audit, les évaluateurs de l’organisme d’accréditation se le procurent et le passent en revue (ainsi que toute information supplémentaire requise).

L’OC doit remettre son rapport d’audit à l’évaluateur ou aux évaluateurs du CCN dans les quinze (15) jours calendaires de l’observation d’audit. Ce délai peut être prolongé lorsque l’OC travaille dans une langue étrangère, pour prévoir du temps pour la traduction, or lorsque l’observation d’audit s’inscrit dans un audit multi-sites assorti d’un long plan d’audit (p. ex., audits forestiers s’étalant sur plusieurs mois). S’il ne remet pas son rapport d’audit dans les délais prescrits, un constat de non-conformité sera alors dressé.

Accord de licence d’accréditation
2.4 L’Organisme de certification :

a) satisfait aux demandes du CCN et lui apporte sa coopération, selon les besoins, pour lui permettre de vérifier le respect des exigences d’accréditation. Cette disposition s’applique à toutes les installations considérées comme étant des établissements stratégiques et à celles où se déroulent des activités principales;

b) permet la consultation des renseignements, des documents et des enregistrements nécessaires à l’évaluation et au maintien de l’accréditation;

Annexe C, C.5 Droits d’annulation :

Si l’Organisme de certification annule une activité d’audit ou d’évaluation sur place pour des raisons autres que des raisons indépendantes de sa volonté, ou qu’il ne fournit pas une documentation appropriée suffisamment à l’avance, le CCN annulera l’activité et percevra les droits d’annulation ci-contre.

Date limite

Entrée en vigueur immédiate

Des questions?

Pour obtenir un complément d’information, communiquer avec Abdel Kassou, gestionnaire, Service de la conformité et des évaluations à l’adresse abdel.kassou@scc-ccn.ca ou au +1 613 238 3222.